Vollmachten und Unterlagen: was griffbereit sein sollte

Ein Unfall, eine Narkose, ein Schlaganfall. Plötzlich kannst du nicht mehr selbst unterschreiben, und die Miete geht trotzdem vom Konto. Wer dann für dich handeln darf, steht nicht im Familienbuch, sondern in deinen Vollmachten und Unterlagen.

Hier liest du, welche Papiere wirklich zählen, was sie kosten, wo sie liegen sollten und warum die Bank deine Vollmacht trotzdem ablehnen kann. Am Ende weißt du, was du an einem Nachmittag erledigen kannst.

Inhalt

1. Warum reicht es nicht, verheiratet oder verwandt zu sein?
2. Welche Dokumente brauchst du wirklich?
3. Beispiel: So sieht das bei Lisa aus
4. Was kosten Vollmacht, Register und Verwahrung?
5. Wann brauchst du eine Beglaubigung oder einen Notar?
6. Warum lehnt die Bank deine Vollmacht ab?
7. Was dürfen Ehepartner seit 2023?
8. Wo sollen die Unterlagen liegen?
9. Was tust du jetzt?
10. Häufig gestellte Fragen

Warum reicht es nicht, verheiratet oder verwandt zu sein?

Die kurze Antwort: Weil das Gesetz Angehörigen keine allgemeine Befugnis gibt. Wer für dich über Geld, Verträge oder Behandlungen entscheiden soll, braucht eine Vollmacht von dir. Sonst entscheidet das Gericht, wer handeln darf.

Du willst deine Finanzen im Blick behalten. Dazu gehört eine Frage, die in keinem Haushaltsbuch steht: Wer kommt an dein Geld, wenn du selbst nicht kannst? Viele gehen davon aus, dass der Partner, die Mutter oder die erwachsene Tochter das einfach regelt.

So ist es nicht. Ohne Vorsorgevollmacht haben Angehörige keine automatische Entscheidungsbefugnis. Das gilt für Ehepartner genauso wie für Kinder. Die einzige Ausnahme ist ein eng begrenztes Notvertretungsrecht für Ehepaare in Gesundheitsfragen.

Fehlt die Vollmacht, kann das Betreuungsgericht eine rechtliche Betreuerin oder einen rechtlichen Betreuer bestellen. Das ist eine Person, die das Gericht einsetzt und kontrolliert. Oft wird es ein Angehöriger. Aber ausgesucht hast du ihn dann nicht.

Das betrifft nicht nur das Alter. Pflegende Töchter und Ehefrauen merken es oft zuerst: Ohne Vollmacht dürfen sie weder das Konto noch die Verträge der Pflegebedürftigen regeln. Wer das in seiner Familie kennt, findet mehr in Wenn du jemanden pflegst.

Welche Dokumente brauchst du wirklich?

Die kurze Antwort: Für den Notfall fünf: Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Bankvollmacht und Testament. Jedes deckt eine andere Lücke.

Die Papiere klingen ähnlich, regeln aber Verschiedenes. Diese Übersicht zeigt, wofür jedes da ist und ab wann es wirkt.

Dokument	Was es regelt	Wann es wirkt	Form
Vorsorgevollmacht	Wer für dich handeln darf: Geld, Verträge, Behörden, Gesundheit	Sobald du sie brauchst, je nach Text	Schriftlich empfohlen, für schwere Eingriffe Pflicht
Patientenverfügung	Welche Behandlungen du willst oder ablehnst	Wenn du nicht mehr einwilligen kannst	Schriftlich, jederzeit formlos widerrufbar
Betreuungsverfügung	Wen das Gericht als Betreuerin einsetzen soll und wen nicht	Nur wenn das Gericht eine Betreuung einrichtet	Schriftlich
Bankvollmacht	Zugriff auf ein bestimmtes Konto	Meist ab Unterschrift	Formular der Bank
Testament	Wer erbt	Nach dem Tod	Handschriftlich oder beim Notar

Die Vorsorgevollmacht ist das Kernstück. Sie ist grundsätzlich formfrei, schriftlich ist sie aber sicherer. Für ärztliche Maßnahmen mit Lebensgefahr, eine Unterbringung oder Zwangsmaßnahmen muss sie schriftlich sein und diese Befugnisse ausdrücklich nennen. Ein allgemeiner Satz wie „in allen Angelegenheiten“ reicht dafür nicht.

Die Patientenverfügung ergänzt die Vollmacht. Darin legst du schriftlich fest, welche Behandlungen du willst oder ablehnst, falls du später nicht mehr einwilligen kannst. Sie gilt unabhängig von Art und Stadium einer Krankheit.

Die Betreuungsverfügung ist der Plan B. Muss das Gericht doch eine Betreuung einrichten, folgt es deinem Wunsch, wer sie übernimmt, sofern die Person geeignet ist. Wer eine solche Verfügung hat und vom Verfahren erfährt, muss sie dem Gericht übermitteln (§ 1816 BGB).

Beispiel: So sieht das bei Lisa aus

Lisa Logisch ist unsere Beispielperson. Sie ist erfunden, ihr Verlauf ist alltagsecht.

• Mit 24Lisa startet als Projektmanagerin und schließt eine Berufsunfähigkeitsversicherung mit 1.500 Euro Monatsrente ab.
• Mit 31Sie verdient 3.850 Euro brutto, 2.500 Euro netto. Ihre Fixkosten von 1.600 Euro laufen per Dauerauftrag von ihrem Girokonto.
• Stell dir vor · 31Lisa lebt mit ihrem Partner zusammen, sie sind nicht verheiratet. Nach einem Fahrradunfall liegt sie drei Wochen im Krankenhaus und ist anfangs nicht ansprechbar.
• Im Beispiel jetzt · 31Wieder gesund, setzt sie sich an einem Sonntag ins Café und regelt ihre Papiere.

Im Krankenhaus durfte ihr Partner nichts entscheiden. Das Notvertretungsrecht gilt nur für Ehepaare. Er durfte nicht für sie in Behandlungen einwilligen und keine Post ihrer Versicherung für sie beantworten.

Die Daueraufträge liefen weiter, das Gehalt kam. Hätte der Ausfall länger gedauert, wäre es enger geworden. Ein Antrag bei der BU, eine Kündigung, eine Überweisung von Lisas Tagesgeld: Für all das fehlte ihm die Befugnis.

Lisa schreibt eine Vorsorgevollmacht für ihren Partner und ihre Schwester als Ersatz. Dazu eine Patientenverfügung. Bei ihrer Bank unterschreibt sie die Kontovollmacht auf dem Formular der Bank. Ihre Vollmacht meldet sie online beim Vorsorgeregister: 24 Euro plus 3,50 Euro für die zweite Person, zusammen 27,50 Euro.

Ein Testament gibt sie in amtliche Verwahrung. Ohne Testament würde nach der gesetzlichen Erbfolge ihre Familie erben, nicht ihr Partner. Verwahrung und Registrierung kosten 97,50 Euro. Für alles zusammen zahlt sie einmalig 125 Euro.

Was kosten Vollmacht, Register und Verwahrung?

Die kurze Antwort: Wenig, verglichen mit dem Aufwand ohne sie. Die Vollmacht selbst kannst du ohne Kosten schreiben. Gebühren fallen für Register, Verwahrung und Notar an.

Das Zentrale Vorsorgeregister ist ein Verzeichnis der Bundesnotarkammer. Gerichte bekommen dort Auskunft, ob es eine Vollmacht gibt. Ärztinnen und Ärzte auch, wenn eine dringende Behandlung ansteht. Die Gebühr zahlst du einmal. Änderungen und Löschung kosten nichts.

Was	Gebühr (Stand 2026)
Vorsorgeregister, online mit Lastschrift	24,00 €
Vorsorgeregister, online mit Überweisung	26,50 €
Vorsorgeregister, per Post mit Lastschrift	27,00 €
je weitere Vertrauensperson	3,50 € online, 4,00 € per Post
Testament in amtlicher Verwahrung beim Amtsgericht	82,00 €
Testamentsregister, bei gerichtlicher Verwahrung	15,50 €
Testamentsregister, über den Notar	12,50 €

Im Zentralen Testamentsregister stehen nur die Angaben, wo ein Testament liegt, nicht sein Inhalt. Im Todesfall meldet das Register dem Nachlassgericht, dass es eins gibt. Ein Testament in deiner Schublade kann dort nicht registriert werden.

Wann brauchst du eine Beglaubigung oder einen Notar?

Die kurze Antwort: Für den Alltag nicht. Für Immobilien, Kredite und Firmenanteile schon. Dann zählt die Form mehr als der Inhalt.

Eine schriftliche Vollmacht reicht grundsätzlich aus. Es gibt aber Stellen, die mehr verlangen. Das Grundbuchamt akzeptiert mindestens eine öffentliche Beglaubigung. Dabei bestätigt eine Behörde oder ein Notar nur deine Unterschrift, nicht den Text.

Soll jemand für dich einen Verbraucherkredit aufnehmen können, braucht es eine notarielle Beurkundung. Dabei liest der Notar den ganzen Text vor und prüft ihn. Beim Handelsregister gilt eine privat geschriebene Vollmacht nicht.

Eine Falle gibt es bei der Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde. Sie verliert mit deinem Tod ihre Wirkung. Soll deine Vertrauensperson danach noch dein Konto regeln oder die Beerdigung bezahlen, hilft eine notarielle Vollmacht oder die Vollmacht deiner Bank.

Warum lehnt die Bank deine Vollmacht ab?

Die kurze Antwort: Weil jede Bank ihr eigenes Formular nutzt. Eine allgemeine Vorsorgevollmacht wird oft nicht akzeptiert, vor allem wenn sie nicht notariell ist.

Genau hier scheitern viele im Ernstfall. Die Vorsorgevollmacht liegt bereit, aber die Bank will ihr eigenes Papier. Unterschreiben kannst du es nur selbst. Liegst du schon im Krankenhaus, ist es dafür zu spät.

Die gute Nachricht: Die Kontovollmacht auf dem Bankformular reicht oft weit. In einer Untersuchung von 48 Banken galt sie bei 38 ab der Unterschrift und über den Tod hinaus, bis ein Erbe sie widerruft. Kredite aufnehmen oder ein Schließfach umschreiben durfte die Bevollmächtigte damit meist nicht.

Warum das so wichtig ist, zeigt der Todesfall. War die Verstorbene alleinige Kontoinhaberin, wird ihr Konto zum Nachlasskonto. Umschreiben oder auflösen geht dann in der Regel nur mit Erbschein oder eröffnetem Testament. Den Erbschein stellt das Nachlassgericht auf Antrag aus. Er weist nach, wer erbt.

Was dürfen Ehepartner seit 2023?

Die kurze Antwort: Seit 1. Januar 2023 dürfen sie sich in Gesundheitsfragen vertreten, wenn einer bewusstlos oder schwer krank ist. Höchstens sechs Monate, nur in Gesundheitsfragen und nicht bei Getrenntleben.

Dieses Notvertretungsrecht ist für den ersten Moment gedacht. Dein Ehepartner darf dann mit Ärztinnen und Ärzten sprechen und in Behandlungen einwilligen. Für Geld, Konto und Behörden gilt es nicht. Dafür braucht auch er eine Vorsorgevollmacht.

Lebt ihr getrennt, entfällt das Recht ganz. Wer sich trennt, sollte darum die eigene Vollmacht anpassen.

Willst du nicht, dass dein Ehepartner dich vertritt, kannst du dem Notvertretungsrecht widersprechen und den Widerspruch im Vorsorgeregister eintragen lassen. Was eine Trennung sonst noch verändert, steht in Wenn ihr euch trennt.

Wo sollen die Unterlagen liegen?

Die kurze Antwort: An einem Ort, den mindestens zwei Menschen kennen. Die Originale zählen, nicht die Kopien.

Wer als Bevollmächtigte handeln will, muss die Originalurkunde vorlegen. Das gilt auch, wenn die Vollmacht im Register steht. Das Register sagt nur, dass es sie gibt und wer bevollmächtigt ist. Liegt das Original verschlossen in deinem Schreibtisch, hilft es niemandem.

Wir empfehlen einen Finanzordner mit eigener Notfall-Abteilung. Ein Griff, und alles Wichtige liegt bereit. Was du auf Papier sortierst, legst du parallel digital an. Denn viele Unterlagen kommen längst nicht mehr mit der Post.

Das gehört in die Notfall-Abteilung:

• Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Betreuungsverfügung im Original, dazu die Bestätigung des Vorsorgeregisters.
• Eine Liste aller Konten, Depots und Kredite mit Bank und Ansprechperson.
• Deine Versicherungen mit Vertragsnummer: Krankenkasse, Berufsunfähigkeit, Haftpflicht, Risikoleben.
• Wo dein Testament liegt, oder der Verwahrschein vom Amtsgericht.
• Feste Zahlungen wie Miete, Kredite und Abos, damit nichts ins Leere läuft.
• Wie deine Vertrauensperson an Zugänge und Passwörter kommt, ohne dass sie offen herumliegen.

Ein Testament zu Hause ist erlaubt. Wer es nach deinem Tod findet, muss es unverzüglich beim Nachlassgericht abgeben. Ob das passiert, weißt du aber nicht. Die amtliche Verwahrung nimmt dir diese Sorge ab. Wie du dein Geld im Alltag ordnest, zeigt das Kontenmodell mit vier Konten.

Was tust du jetzt?

Die kurze Antwort: Das hängt davon ab, was du schon hast. Für jede Lücke gibt es einen kleinen nächsten Schritt.

Du hast eine schriftliche Vorsorgevollmacht mit den schweren Eingriffen ausdrücklich genannt, eine Patientenverfügung und Bankvollmachten auf dem Formular jeder Bank. Zwei Menschen wissen, wo die Originale liegen. Dann schau nur bei großen Veränderungen wieder drauf: Heirat, Trennung, Kind, Umzug.

Dann reicht es für sechs Monate in Gesundheitsfragen. Für alles andere braucht auch dein Ehepartner eine Vollmacht.

Ohne Vollmacht darf dein Partner oder deine Partnerin gar nichts für dich entscheiden. Ohne Testament erbt er oder sie nichts. Beides regelst du nur selbst.

Lass die Vollmacht mindestens öffentlich beglaubigen. Soll sie auch Kredite abdecken, geh zum Notar.

Pass deine Vollmacht sofort an und prüf deine Bankvollmachten. Willst du nicht mehr vom Ehepartner vertreten werden, lass einen Widerspruch im Vorsorgeregister eintragen.